Cette politique relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») fait état de la manière dont nous accédons aux renseignements personnels à votre sujet, ainsi que de la manière dont nous les recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons dans les situations suivantes :
- Lorsque nous vous fournissons des services ou fournissons des services à nos clients, que ce soit lors de notre prestation de services de certification, de fiscalité, juridiques et autres services connexes ou lors de nos activités;
- Lorsque vous visitez notre site web www.grouperdl.ca;
- Lors d’un processus d’embauche;
- Lors de l’exercice de toute autre activité faisant partie intégrante de l’exploitation de notre entreprise, telle une conférence organisée par RDL.
Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.
Renseignement personnel
Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier, directement ou indirectement, une personne. Les renseignements qui concernent l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise, tel votre nom, votre titre et votre fonction, votre adresse, votre adresse courriel et votre numéro de téléphone au travail ne sont pas considérés comme des renseignements personnels en ce qui concerne leur collecte et leur confidentialité.
Collecte de renseignements personnels
Nous limitons la quantité de renseignements personnels que nous recueillons à ce qui est nécessaire et approprié aux fins ci-dessous.
Dans le cadre des services que nous vous offrons ou que nous offrons à nos clients et de la réalisation des contrôles préalables relativement à nos services (ou de discussions portant sur les services que nous pourrions offrir), notamment lors de la vérification d’antécédents, nous recueillons ou obtenons des renseignements personnels à votre sujet, que ce soit par téléphone, lors d’une rencontre, par votre remise d’un document papier ou transmis par un moyen technologique. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels vous concernant lorsque vous utilisez notre site web ou par l’intermédiaire de vos interactions par un moyen technologique avec nous.
Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Cela comprend notamment sans s’y limiter :
- Vos coordonnées comme un nom, une adresse, un courriel ou un numéro de téléphone;
- Des renseignements d’identification et d’autres renseignements personnels dans le cadre de contrôles préalables liés aux services, tels que votre date de naissance, votre âge, votre mode de vie et votre situation sociale;
- Des renseignements fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de service et qui pourraient être compris comme des renseignements personnels;
- Des renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires ou des données de système de paiement;
- Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication comme des commentaires, des réponses à des sondages;
- Des renseignements relatifs à l’utilisation de notre site web incluant des renseignements techniques sur les visites ou tout autre renseignement collecté à travers des témoins ou d’autres outils similaires;
- Des renseignements relatifs au recrutement comme des CV, des renseignements sur vos antécédents professionnels ou académiques, ou tout autre renseignement pertinent pour un recrutement potentiel;
- Des renseignements historiques comme le nom de vos anciens employeurs, vos titres de postes, du contenu numérique comme des photos, des vidéos ou des fichiers audios;
- Des renseignements personnels considérés comme « sensibles » ou de « catégories particulières », notamment votre genre, des détails sur vos exigences alimentaires (par exemple, lorsque RDL veut fournir un repas durant les réunions), votre situation familiale (par exemple, votre état civil et vos personnes à charge), de l’information financière et fiscale (par exemple, votre revenu et votre résidence aux fins de l’impôt), votre santé (par exemple, afin que nous puissions procéder à des aménagements raisonnables de nos immeubles, produits et services) et votre orientation sexuelle (par exemple, si vous nous fournissez des détails sur votre conjoint ou votre partenaire);
- Tout autre renseignement personnel fourni.
Lorsque nous recevons des renseignements personnels vous concernant, nous prenons des mesures pour nous assurer que l’entité qui les fournit se conforme aux lois et aux règlements sur la protection des renseignements personnels qui s’appliquent à vos renseignements personnels; à titre d’exemple, l’auteur du transfert vous a avisé de la collecte de renseignements vous concernant (et d’autres questions) et il a obtenu tout consentement requis afin que nous puissions traiter ces renseignements personnels de la manière décrite dans la présente Politique.
Fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis
Nous utilisons vos renseignements personnels afin de vous fournir des services tels que ceux nommés précédemment ou d’en fournir à nos clients. À cet égard, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels dans le cadre de correspondances liées aux services. Ces correspondances peuvent être entretenues avec vous, notre client et toute tierce partie qu’il désigne pour collaborer avec nous dans la prestation des services, d’autres membres du Groupe RDL, nos fournisseurs de services ou des autorités compétentes. Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels dans le cadre de contrôles préalables liés aux services.
RDL collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins déterminées au moment de la collecte ou selon ce qui est permis ou exigé par la législation. Étant donné que nous offrons une large gamme de services à nos clients, la manière dont nous utilisons les renseignements personnels dans le cadre de nos services varie également. Par exemple, nous pouvons utiliser des renseignements personnels pour ce qui suit :
- Établir et gérer les relations avec nos clients;
- Fournir des services de certification, de fiscalité, juridiques et autres services ainsi que pour la conduite de nos affaires, incluant l’assistance à remplir une déclaration de revenus et autres demandes de renseignements requises par les autorités gouvernementales;
- Partager des renseignements personnels à des tiers dans le cadre de notre représentation ou prestation de services;
- Établir des relations commerciales avec nos clients notamment pour la gestion de la facturation, l’administration de comptes, la perception et le traitement des paiements, limiter le risque d’impayés, permettre le recouvrement de paiements dus;
- Satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques à l’égard de nos clients incluant notamment les vérifications diligentes à l’égard d’un client, l’obtention de renseignements nécessaires, détection des risques en matière de luttes contre la corruption, détection de conflits d’intérêts;
- Prévenir la fraude et/ou effectuer toute vérification d’antécédents requise par la loi ou la réglementation applicable
- Permettre de faciliter l’utilisation de notre site web et assurer sa pertinence, suivre l’utilisation faite de notre site web, répondre aux questions soumises par l’entremise de notre site web;
- Permettre le développement des affaires et le marketing afin notamment d’informer les clients actuels et futurs sur nos nouveaux services, fournir de l’information sur les développements actuels pertinents pour nos clients ainsi que des invitations à des évènements sur accord préalable de la personne concernée;
- Effectuer du développement et de la recherche afin de s’assurer de maintenir une sécurité du plus haut standard, de comprendre les exigences de notre clientèle pour améliorer notre offre;
- Recruter du personnel, traiter les candidatures et évaluer le profil du ou de la candidate en lien avec les exigences du poste;
- Procéder à l’embauche d’un employé, l’identifier et communiquer avec lui, effectuer le paiement des salaires, des retraits et autres rétributions, produire les relevés fiscaux annuels;
- Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable;
- Pour faire valoir nos droits le cas échéant;
- Toute autre fin à laquelle vous avez consenti.
Transfert de renseignements personnels hors Québec
RDL utilise des fournisseurs de services situés à l’extérieur de la province de Québec (y compris à l’extérieur du Canada) pour accomplir certains mandats spécifiques dans le cours normal de nos affaires. Ainsi, il est possible que certains renseignements personnels vous concernant soient transférés dans des endroits autres que votre province, territoire, état ou pays de résidence.
Dans certains cas, il est possible que le traitement de vos renseignements personnels soit effectué dans des lieux qui ne fournissent pas forcément le même niveau de protection des renseignements personnels qui existe au Québec. Nous nous assurerons que les mesures de protection mises en place pour protéger vos renseignements personnels sont conformes aux lois qui s’appliquent au Québec.
Pour toute question additionnelle à ce sujet, vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent sur notre site web.
Limite à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels
RDL limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis. Soyez assurés que nous ne divulguerons ni n’utiliserons vos renseignements personnels à des fins autres, à moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne le prévoie.
De plus, comme vous pourrez le constater dans la section Mesures de sécurité relatives aux renseignements personnels nous limitons l’accès de vos renseignements personnels qu’aux personnes ayant la qualité et la nécessité d’y accéder, et ce, pour une fin spécifique.
Consentement
Règle générale, RDL obtiendra directement les renseignements personnels nécessaires auprès de vous, et ce, avec votre consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers ou de dossiers publics accessibles selon ce qui est permis par la loi ou si nous avons recueilli le consentement nécessaire. Le consentement du mineur de moins de 14 ans est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur. Le consentement du mineur de 14 ans et plus est donné par le mineur, par le titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur.
RDL ne recueillera, n’utilisera, ni ne divulguera les renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé de le faire en vertu de la législation applicable. À titre d’exemple, RDL pourrait devoir procéder sans votre consentement notamment pour les raisons suivantes :
- Lorsque nous obtenons des renseignements personnels sur un tiers par notre client dans le cadre de notre prestation de services de certification, de fiscalité, juridiques ou autres services connexes;
- Lorsque, pour des raisons de sécurité ou d’ordre médical ou juridique, il nous est impossible d’obtenir votre consentement;
- Lorsque, pour des raisons de détection ou de prévention de la fraude ou pour l’application de la loi, le fait de demander le consentement de l’individu ferait échouer la démarche.
À noter que vous avez le droit de refuser de nous communiquer des renseignements personnels. Vous avez également le droit, sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, de retirer votre consentement concernant l’utilisation des renseignements personnels déjà collectés en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Le refus de communiquer des renseignements ou le retrait de votre consentement pourraient nous empêcher de fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.
RDL pourrait également vous demander votre consentement à d’autres fins, par exemple pour vous inviter à des événements ou à des formations, pour réaliser des études de marché ou pour alimenter ses bases de données. Tel que nous l’avons mentionné précédemment, nous vous demanderons votre consentement à cet égard. De plus, votre consentement à d’autres fins peut être retiré en tout temps, et ce, sans affecter la prestation de nos services auprès de vous.
Communication de vos renseignements personnels
Afin de vous fournir nos services, il se peut que nous procédions à la transmission des renseignements personnels collectés avec certains tiers. Toutefois, soyez assurés que nous ne divulguerons aucun renseignement protégé par le secret professionnel à moins que vous ayez vous-même renoncé à ce privilège, que nous ayons votre autorisation ou que nous soyons contraints par la législation applicable.
Dans le cadre de ses activités, RDL pourrait divulguer vos renseignements à de tierces parties ce qui inclut notamment :
- Des tiers en lien avec nos services de certification, de fiscalité, juridiques ou autres services connexes, notamment les entités de nos services juridiques, d’autres professionnels, les experts, les mandataires, etc.
- Des tiers fournisseurs de services incluant notamment les services relatifs à notre site web (portail, voûte, hébergement, sécurité, etc.). Les renseignements personnels fournis sont alors limités aux seuls renseignements nécessaires pour leur permettre de réaliser leurs services et ces fournisseurs sont obligés de préserver la confidentialité de ces renseignements;
- Des autorités compétentes (notamment les tribunaux et les organismes qui nous régissent);
- À votre employeur ou à ses conseillers;
- À vos conseillers.
En aucun temps, RDL ne vendra ni n’échangera vos renseignements personnels moyennant paiement.
Période de conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire afin de satisfaire les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis et afin de nous assurer d’être en conformité avec nos obligations légales et réglementaires.
Nous conservons vos renseignements personnels dans nos systèmes pour une durée correspondant à la plus longue des périodes suivantes : a) aussi longtemps qu’il est nécessaire pour l’activité ou les services visés; b) toute période de conservation requise par la loi ou les normes professionnelles; c) la fin de la période visée par le litige ou l’enquête relativement aux services; ou d) comme établi par nos politiques ou pratiques de conservation internes, la durée peut varier selon la nature des renseignements conservés. En outre, toute copie des renseignements personnels conservés dans nos fichiers de sauvegarde électroniques sera détruite conformément aux dispositions des lois applicables.
De plus, comme mentionné dans une rubrique précédente, vos renseignements personnels peuvent être conservés au Canada ou à l’étranger. Évidemment, nous nous assurons de mettre en place les mesures de sécurité nécessaires ainsi que les ententes contractuelles pertinentes afin de protéger vos renseignements personnels.
Mesures de sécurité relatives aux renseignements personnels
RDL s’efforce d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en sa possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie.
Nous avons recours à un large éventail de mesures physiques, électroniques et administratives afin de nous assurer que vos renseignements personnels que nous conservons sont protégés, précis et à jour. Ces mesures comprennent notamment :
- La sensibilisation et la formation du personnel afin de nous assurer qu’il connaît nos obligations en matière de protection de la vie privée au moment du traitement de renseignements personnels;
- Des contrôles administratifs et techniques de manière à nous assurer d’accéder uniquement aux renseignements personnels si nous en avons besoin;
- Des mesures de sécurité technologique, notamment des pare-feu, l’authentification multifacteur, le cryptage et les logiciels antivirus;
- Des mesures de sécurité physique, notamment la limitation des accès à nos installations;
- Requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées suffisantes;
- Un responsable de la protection des renseignements personnels nommé pour superviser les questions de protection des renseignements personnels pour RDL.
Même si nous prenons des mesures de sécurité appropriées au moment de la collecte de vos renseignements personnels, la transmission de données par internet (y compris par courriel) n’est jamais complètement sécuritaire. Nous mettons tout en œuvre pour protéger les renseignements personnels, mais nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données que nous recevons ou communiquons.
Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour.
Pour ce faire, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.
Nous vous recommandons fortement à favoriser l’utilisation du portail de notre site web pour la transmission de vos renseignements personnels plutôt que par courriel électronique puisque celui-ci offre une bien meilleure sécurité.
Nous ne pouvons également pas garantir que ces renseignements personnels ne seront pas obtenus, consultés, divulgués, modifiés ou détruits à la suite d’une violation de nos mesures de protection et de sécurité.
Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à prendre contact avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées apparaissent sur notre site web.
Vos droits
Selon les lois applicables, vous pourriez avoir le droit d’obtenir l’accès à vos renseignements personnels, leur rectification ou leur effacement, le droit de retirer votre consentement (le cas échéant), le droit d’être informé d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (le cas échéant), le droit de ne pas être discriminé, le droit de restreindre et de s’opposer à l’utilisation et au traitement de vos renseignements personnels par RDL, ou le droit à la portabilité des données, à savoir recevoir une copie de tous les renseignements personnels que RDL possède à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur.
Pour exercer l’un de ces droits (dans la mesure où ils sont disponibles), veuillez nous soumettre votre demande en écrivant au Responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse courriel prp@grouperdl.ca. En fonction du droit exercé, nous vous informerons de la procédure à suivre, du délai de traitement (délai de réponse) et des informations nécessaires.
Programme de gestion des renseignements personnels
Afin de protéger vos renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures relatives à la gestion des renseignements personnels que nous détenons.
Ces politiques et procédures internes régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des renseignements personnels. Elles fournissent également le cadre de la mise en œuvre des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ainsi qu’en matière de prévention et de réponse potentielle aux incidents de confidentialité.
Responsable de la protection des renseignements personnels
La personne ayant la plus haute autorité de chaque cabinet de RDL a délégué, par écrit, l’entièreté de la fonction de Responsable de la protection des renseignements personnels, notamment la gestion du programme de gouvernance des renseignements personnels.
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est également chargé d’approuver et de mettre en œuvre les politiques et procédures de protection des renseignements personnels, de s’assurer de leur bon fonctionnement et de rendre compte à la direction de RDL de l’efficacité du programme.
Il lui incombe également de fournir le soutien nécessaire en cas de question, de plainte ou de demande relative à la protection des renseignements personnels.
Précision sur la collecte, l’utilisation et la communication de données sur le site web de RDL
Les renseignements personnels que nous recueillons sur vous sur le site www.grouperdl.ca sont recueillis afin notamment de donner suite à votre demande, par exemple lorsque vous fournissez votre nom, votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone dans le formulaire prévu à cet effet dans la section Contact du site Web ou lorsque vous transmettez de l’information sur notre portail sécurisé.
Utilisation de fichiers témoins (cookies)
Un témoin est un petit fichier de données créé par votre navigateur et placé sur votre ordinateur, appareil mobile, tablette ou autre appareil lorsque vous vous utilisez votre navigateur pour visiter un service en ligne. Les témoins permettent aux sites Web de mémoriser certaines informations à votre sujet en vue de faciliter votre accès et votre navigation Internet à l’intérieur de nos sites. Les fichiers témoins ne peuvent être lus que par le site Web qui les transmet à votre ordinateur.
Nous utilisons certains fichiers témoins sur le site grouperdl.ca notamment pour :
- Mémoriser vos réglages et préférences. Les témoins nous indiquent vos préférences, par exemple, votre province ou votre langue.
- Produire des compilations statistiques. Nous utilisons des témoins, entre autres, pour déterminer la popularité des pages de notre site, le nombre moyen de pages visitées et le temps moyen que chaque internaute passe dans le site et ainsi améliorer nos services.
- Analyser nos performances afin, notamment, d’en connaître davantage sur les fonctions appréciées de nos utilisateurs et celles pouvant nécessiter quelques modifications.
Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoin permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.
Google Analytics
RDL a recours à Google Analytics dans le but d’analyser les comportements de navigation des visiteurs de son site. Il s’agit d’un outil d’analyse de la fréquentation et de l’utilisation de sites Web, lequel est fourni par Google Inc. (Google). En utilisant cet outil, RDL peut notamment obtenir les renseignements suivants :
- Le nombre de visiteurs du site;
- Le type de navigateur, la langue et le système d’exploitation qu’ils utilisent;
- La résolution d’écran
- Le nom du fournisseur de services;
- La date, l’heure et la durée des visites;
- Le pays/province d’où le site est consulté
- L’âge/sexe
- Les pages consultées;
- La source (provenance) du trafic, soit organique/direct/référent/médias sociaux;
- Les centres d’intérêts;
- Les termes de recherche à l’intérieur du site Web (champs de recherche).
Les renseignements recueillis par Google Analytics servent à analyser l’utilisation du site de RDL et à produire des rapports statistiques sur les activités des visiteurs. Vous pouvez obtenir davantage d’information sur Google Analytics ici.
Utilisation de reCAPTCHA dans notre formulaire web
Nous utilisons le service reCAPTCHA de Google Inc. (Google) pour protéger les entrées des formulaires sur notre site Web. Google reCAPTCHA est utilisé afin de vérifier si les données saisies sur notre site (formulaire de contact) ont été saisies par un humain ou par un programme automatisé. En d’autres mots, ce service nous permet de distinguer les humains des ordinateurs, de telle sorte que les robots soient incapables de remplir les formulaires de façon malveillante.
Pour plus d’information, nous vous invitons à consulter le site Web Google reCAPTCHA ainsi que de prendre connaissance de leur politique de confidentialité.
En utilisant le service reCAPTCHA, vous consentez au traitement par Google des données vous concernant, de la manière et aux fins énoncées dans leurs politiques.
Liens vers des sites
Il est important de comprendre que cette Politique ne s’applique pas à d’autres sites Web tiers auxquels il serait possible d’accéder à partir de liens présents sur notre site Web. Nous ne sommes nullement responsables à l’égard de ces sites tiers, de leur contenu ou de leur accès. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de protection des renseignements personnels de ces derniers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.
Nous contacter
Vous pouvez nous contacter pour exercer vos droits, ou si vous avez des questions sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels ou si vous avez besoin d’assistance pour exercer ou comprendre vos choix en matière de confidentialité.
Pour toute demande d’information, veuillez nous contacter à l’adresse prp@grouperdl.ca.
RDL s’engage à répondre dans les 30 jours à vos questions et préoccupations concernant la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels et nos politiques et procédures en la matière.
Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos renseignements personnels ou une demande d’accès à des renseignements personnels dont nous avons discuté, votre dossier sera traité par le Responsable de la protection des renseignements personnels de RDL, qui vous informera des procédures à suivre. Chaque plainte fera l’objet d’une analyse. Si la plainte est justifiée, la situation spécifique sera corrigée et vous en serez informé.
Vous pouvez aussi porter plainte auprès de l’autorité chargée de la protection des données de votre province ou territoire. Si vous souhaitez connaître l’autorité chargée de la protection des données appropriée, veuillez nous écrire à prp@grouperdl.ca.
Mise à jour de cette politique
Les lois sur la protection de la vie privée évoluent rapidement et, par conséquent, nous pouvons modifier de temps à autre cette Politique, à notre entière discrétion et sans préavis ni obligation envers vous ou toute autre personne. Le traitement de vos renseignements personnels sera régi par la version de cette Politique en vigueur à ce moment-là. La Politique modifiée sera en vigueur à compter de la date indiquée au début de la présente Politique. Par conséquent, nous vous recommandons vivement de relire périodiquement cette Politique pour savoir comment nous protégeons vos renseignements.